福原です、
今回は、
・時間管理のより詳しい話
と、
・「なぜか早く終わらせたくない」
場合の対処方法
をお話します。
「早く取り掛かればいいのは
頭ではわかっているんですけど
なんでかできないんですよね…」
という場合は、最後まで
話を聞いておいてください。
・・・
さて、作業にかかる時間を
どうすれば短くできるのか？
という話をしたいのですが、
まず、私たちは実際の
作業時間を知りません。
・ブログだと大体２時間？
・１０ページのレポートだと、１日？
・あそこに行くのに、小一時間？くらい？
のようにざっくりした感じでしか
作業時間を把握できていません。
なので、見積もる時に多めの時間を
とって遅れがないようにします。
でもそうすると、パーキンソンの法則
にもあったように、与えられた時間を
フルに使おうとします。
・１日でできるかもしれない
・でも不安だから２日分確保しよう
・よーしがんばってやるぞー
・結局２日かかったな…
で、結局、早く終われないのです。
例えば私の場合、プレゼント申請の
ページを作るのに『２時間くらい』
かかると予測していました。
いままで何ページも作ってきたのに
未だに時間を知らなかったのです。
でも、実際にパパッと作ったところ
『１時間』で終わりました。
見積りの半分でした。
これが分かったことで
以前は、
・２時間かかる、もっとかかるかも
→面倒そうだから、やりたくないな
→今度やろう
だったものが、
・１時間かかるとわかっている
→１時間なら今からでもできるな
→じゃ、やるか
という意識の変化が起きます。
以前よりも確実に、作業を
スタートしやすくなるのです。
なので、
・作業時間を測る
ようにしてください。
具体的には、以下のステップで
行なってください。
■作業時間を測るステップ
１．今日やる作業を１つ決める
２．予測時間を予想する
３．タイマーセットしてやる
４．予測時間と比較する
・・・
予測して時間を比較するのには
意味があります。
■予測よりも短かった場合
今まで想像していた
「時間がかかるからイヤだな」
という思いをしなくてよくなります。
なので、
「次からはもっと気楽に
作業に取り掛かれる」
とイメージしてください。
このことで作業前のストレスを
軽減出来ます。
■予測よりも長かった場合
行った作業を細かく分けて
リストアップします。
その中で、まず
・やる必要がなかったこと
を見つけて削除します。
無駄な作業、割り込みの作業などです。
次に、次のことを見つけます。
・次からは使い回しできること
・マニュアル化できること
（考えなくていいので早く済む）
・自動化できること
・人に任せられること
そして、時間短縮に利用します。
このことで、次からは早くすむと
予測でき、作業前の気持ちが
軽くなります。
・・・
この中で、一人でビジネスを行う場合は
・次からは使い回しできること
を出来るだけ多く見つけてください。
・レポートのフォーマット
・サイトのフォーマット
・メルマガのフッター（署名部分）
・メルマガの文章の流れ
・顧客対応の文章
などは、１つ用意して使い回しです。
毎回考えている時間はありません。
※メールのフォーマットは
ここにあります。
http://fukuharahiroshi.com/cs2/117/
・・・
ちょっと長くなったので
続きは次回以降にお話しますね。
「早く終わらせたくない」
を解決していきます。
・・・
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